Former une équipe à Infor CloudSuite au Maroc : besoins, programme et résultats

Partir des tâches et objectifs de l’entreprise

Commencez par les irritants opérationnels, pas par la liste des fonctionnalités. Une équipe peut avoir besoin de mieux maîtriser les achats, la gestion des stocks, la production, la finance, la maintenance ou le suivi commercial, selon les modules Infor CloudSuite réellement utilisés. L’enjeu est de relier chaque difficulté à une situation de travail et à une conséquence observable.

Réunissez un responsable métier, un représentant des utilisateurs, le responsable du projet ERP et, si nécessaire, l’administrateur fonctionnel ou technique. Choisissez quelques situations prioritaires : ressaisie fréquente, validation retardée, écarts de stock, données incomplètes ou difficulté à retrouver une information. Vérifiez que le problème relève bien d’une compétence et non d’un paramétrage, d’un droit d’accès ou d’une procédure mal définie. La formation ne résout pas à elle seule ces causes.

Pour chaque situation, notez le processus concerné, le profil qui agit, les étapes effectuées dans CloudSuite et l’effet attendu pour l’entreprise. Cette formulation évite de commander une formation générique qui couvre des fonctions sans rapport avec les besoins des salariés.

• Exemple — achats : un approvisionneur doit créer une demande conforme et en suivre le statut sans multiplier les vérifications manuelles.
• Exemple — stock : un magasinier doit enregistrer un mouvement en respectant les règles de traçabilité définies par l’entreprise.
• Exemple — finance : un utilisateur doit retrouver les pièces nécessaires à une vérification et repérer les champs manquants avant validation.
• Exemple — encadrement : un manager doit filtrer un rapport pertinent et expliquer les indicateurs utilisés pour le suivi de son activité.

Évaluer les compétences de l’équipe

Un diagnostic utile observe ce que chaque personne sait faire dans son contexte professionnel. Combinez une courte autoévaluation, un échange avec le responsable et une tâche pratique ou une démonstration. Une déclaration telle que « maîtrise moyenne » est trop vague : elle ne précise ni l’opération autonome ni le type d’aide nécessaire.

Adaptez l’évaluation aux profils. Un utilisateur occasionnel n’a pas les mêmes besoins qu’un référent métier, un superviseur ou une personne qui administre les rôles et données de référence. Séparez également les compétences communes — se repérer, rechercher, respecter les consignes de saisie — des tâches propres à un processus.

Le modèle ci-dessous peut être rempli en atelier. Définissez les niveaux à partir de comportements observables : par exemple, « avec aide » signifie que la personne réalise une partie de la tâche mais a besoin d’instructions ; « autonome » signifie qu’elle l’effectue dans le cadre prévu et sait contrôler le résultat.

• Modèle de diagnostic par poste et par tâche :
• Poste et profil — par exemple, approvisionneur débutant, utilisateur occasionnel ou superviseur.
• Tâche CloudSuite — opération professionnelle décrite avec un verbe : créer, vérifier, suivre, corriger, extraire ou valider.
• Situation déclenchante et fréquence — quand la tâche se présente et à quelle fréquence.
• Niveau constaté — non réalisé, réalisé avec aide, réalisé en autonomie ou réalisé et expliqué à un collègue.
• Écart observé — étape oubliée, erreur, délai, hésitation, recours à une procédure parallèle ou donnée incomplète.
• Niveau cible et preuve — résultat attendu après formation et élément qui permettra de le constater.
• Priorité — impact sur le processus, fréquence, risque d’erreur et nombre de personnes concernées.

Définir des objectifs pédagogiques mesurables

Transformez chaque écart prioritaire en objectif formulé avec une action vérifiable. Évitez « connaître le module » ou « améliorer la maîtrise ». Préférez une consigne qui précise la tâche, les conditions de réalisation et le critère attendu. Les seuils doivent être fixés par l’entreprise à partir de ses exigences métier : il n’existe pas de cible universelle valable pour toutes les configurations CloudSuite.

Établissez une mesure de départ avant la session et reprenez une tâche comparable après la formation. Consignez le résultat, le besoin d’aide, les erreurs critiques et, lorsque cela a du sens, le temps d’exécution. Un objectif est utile si son indicateur peut être observé sans exposer de données sensibles et si le responsable sait quelle décision prendre à partir du résultat.

• Avant : l’utilisateur réalise une tâche d’entraînement selon la procédure actuelle ; l’évaluateur relève les étapes réussies, les erreurs et les demandes d’aide.
• Objectif : à la fin de la formation, l’utilisateur réalise la tâche définie dans l’environnement d’exercice, respecte les étapes obligatoires et contrôle le résultat.
• Après : l’évaluateur reprend une tâche comparable et vérifie la même grille, sans assistance, ou documente précisément l’aide encore nécessaire.
• Exemple pour un rapport : avant la session, le salarié filtre un rapport avec aide ; après, il choisit les filtres demandés, exporte le résultat autorisé et explique les critères utilisés.
• Exemple pour une opération de stock : avant la session, l’opération comporte une étape manquante ; après, le participant enregistre le mouvement d’essai, vérifie son statut et suit la consigne de traçabilité.

Organiser la pratique en situation de travail

Répartissez les participants en groupes cohérents par rôle ou processus. Une séance trop générale risque d’être peu utile aux utilisateurs qui ne travaillent pas sur les mêmes opérations. Prévoyez une démonstration courte, une pratique guidée, puis une tâche réalisée avec moins d’assistance. Les référents et managers peuvent recevoir des exercices distincts portant sur le contrôle, le suivi ou l’accompagnement de leurs équipes.

Préparez des cas proches de l’activité marocaine de l’entreprise sans utiliser de données réelles non autorisées. Utilisez un environnement de formation, des comptes et des droits adaptés, ainsi que des données fictives ou anonymisées. Avant toute manipulation, validez avec les responsables concernés les règles de sécurité, de confidentialité, d’accès et de conservation des données.

Les exercices doivent suivre une consigne métier complète : situation de départ, tâche, résultat attendu et contrôle final. Par exemple, un participant peut traiter une demande d’achat fictive, vérifier les informations requises, repérer une donnée manquante et transmettre le dossier selon le circuit prévu. Un autre exercice peut consister à retrouver un mouvement dans un jeu de données d’entraînement et à expliquer les étapes de vérification.

Prévoyez un support de rappel limité aux opérations essentielles : étapes clés, erreurs fréquentes, interlocuteur à solliciter et procédure applicable. Après la session, les managers peuvent organiser une courte mise en pratique sur une tâche réelle autorisée, puis recueillir les difficultés récurrentes sans transformer ce suivi en contrôle individuel disproportionné.

• Exercice achats : créer et suivre une demande fictive, contrôler les champs requis et repérer le statut attendu.
• Exercice stock : enregistrer un mouvement dans un environnement d’essai, retrouver sa trace et vérifier le résultat selon la procédure interne.
• Exercice finance : examiner une pièce fictive, identifier les informations manquantes et préparer la vérification avant validation.
• Exercice reporting : sélectionner les filtres demandés, obtenir un rapport d’exercice et expliquer ce que ses indicateurs permettent — ou ne permettent pas — de conclure.

Mesurer l’application après la formation

La présence et la satisfaction en fin de séance renseignent sur l’expérience de formation, mais ne suffisent pas à prouver un changement au poste. Choisissez quelques indicateurs liés aux objectifs initiaux et définissez qui les observe, à quel moment et sur quelles tâches. Une mesure de référence avant la formation rend la comparaison plus utile.

Selon le processus, suivez la réussite d’une tâche, le nombre de corrections, le recours à l’assistance, la complétude des saisies ou le respect d’une étape de contrôle. Les indicateurs de délai ou de qualité doivent être interprétés avec prudence : un changement peut aussi venir d’une nouvelle procédure, d’un paramétrage, d’une charge de travail différente ou d’une mise à jour de l’ERP.

À l’issue du suivi, classez les résultats : compétences acquises, tâches à pratiquer davantage, consignes à clarifier, ou problème technique à transmettre à l’équipe responsable. Cela permet de décider s’il faut une séance de consolidation, un accompagnement du manager ou une intervention hors formation.

• Progression : comparer la tâche pratique avant et après à l’aide de la même grille.
• Qualité : relever les erreurs ou corrections pertinentes pour le processus, avec une définition stable.
• Autonomie : noter si la tâche est effectuée sans aide, avec une procédure, ou avec l’appui d’un référent.
• Application : vérifier, après la session, que la personne mobilise les étapes apprises sur une situation professionnelle autorisée.
• Décision : conserver ce qui fonctionne, compléter la pratique ou traiter séparément une cause technique ou organisationnelle.

Préparer le budget et le dossier de formation

Le dossier interne doit rendre la demande compréhensible : contexte et difficultés observées, catégories de salariés concernés, diagnostic, objectifs, contenu, méthode, durée proposée, modalités de suivi et estimation budgétaire. Ajoutez les éléments administratifs exigés par l’organisme de formation ou le dispositif de financement, après confirmation de leur liste et de leur format.

Au Maroc, l’OFPPT présente les Contrats spéciaux de formation (CSF) et des prestations liées à la formation intra-entreprise et à l’identification des besoins. Les dispositifs et conditions peuvent évoluer et dépendre de la situation de l’entreprise et de la demande. Vérifiez les règles en vigueur, les entreprises éligibles, les dépenses admises, les justificatifs, les délais et la procédure directement auprès de l’OFPPT et des organismes concernés avant de réserver la formation ou de considérer un remboursement.

Pour le GIAC, demandez également à l’organisme compétent de confirmer son périmètre, les conditions applicables à l’entreprise et les étapes à suivre. Ne construisez pas le budget sur une hypothèse de prise en charge : faites valider le dispositif et le dossier avant tout engagement.

• Encadré — OFPPT, CSF et GIAC : identifiez le dispositif pertinent auprès des organismes concernés ; vérifiez les règles en vigueur, l’éligibilité, les dépenses admissibles, les pièces justificatives et les délais. Les informations publiées ne remplacent pas
• Le dossier de formation doit relier chaque dépense demandée aux tâches, aux profils concernés et aux résultats observables attendus.
• Comparez les modalités proposées : formation dans les locaux de l’entreprise, à distance ou hybride, selon les contraintes de l’équipe, du système et des exercices.

Le parcours, étape par étape

1. 11. Cadrer le besoin — Réunir le responsable métier, les utilisateurs représentatifs et les personnes responsables du déploiement ou de l’administration. Sélectionner les processus CloudSuite à améliorer et distinguer les causes de compétence des problèmes de configuration ou de procédure.
2. 22. Diagnostiquer par profil et par tâche — Décrire les tâches attendues, observer le niveau de départ, noter les difficultés et préciser le niveau cible. Prioriser les écarts selon leur impact métier et le nombre de salariés concernés.
3. 33. Écrire des objectifs observables — Pour chaque priorité, préciser l’action, les conditions de l’exercice, les critères de réussite et la méthode de comparaison avant-après. Choisir des seuils adaptés aux règles internes.
4. 44. Préparer le programme et les exercices — Former des groupes par rôle, choisir des cas représentatifs, préparer un environnement de pratique et définir les règles de confidentialité et de sécurité.
5. 55. Organiser la session — Combiner démonstration, pratique guidée et réalisation autonome. Prévoir des supports de rappel et distinguer les exercices des utilisateurs, des référents et des managers.
6. 66. Vérifier l’application au poste — Après la formation, observer des tâches comparables à celles du diagnostic, relever progression, qualité et autonomie, puis décider d’une consolidation ou d’une action technique séparée.
7. 77. Finaliser le dossier financier — Faire confirmer par l’OFPPT et les organismes concernés les conditions en vigueur liées aux CSF, au GIAC ou à tout autre dispositif applicable. Engager le budget selon les validations obtenues.

Formations et programmes au Maroc

Compétences clés

Questions fréquentes

Sources

1. Formation entreprise Infor CloudSuite sur mesure — FormaGroup formagroup.ma
2. Contrats spéciaux de formation (CSF) — OFPPT newweb.ofppt.ma
3. Ingénierie de la Formation Continue : Identification et Analyse des Besoins de Formation — OFPPT ofppt.ma
4. Formation intra-entreprise — OFPPT ofppt.ma