Formation Google Sheets en entreprise au Maroc : bâtir un plan utile et mesurable

Partir des tâches et objectifs de l’entreprise

Avant de choisir un programme, l’entreprise doit préciser ce qu’elle cherche à améliorer. Une demande comme « former l’équipe à Google Sheets » est trop large pour guider le contenu ou mesurer son utilité. Il est plus concret de partir d’une difficulté : les rapports sont longs à consolider, les erreurs de saisie sont fréquentes, les versions d’un fichier se multiplient, ou les responsables n’arrivent pas à suivre les indicateurs à temps.

Pour une formation en entreprise, FormaGroup peut adapter le programme au niveau et aux objectifs du groupe. L’entreprise peut aussi examiner les modalités intra-entreprise proposées par l’OFPPT. Dans les deux cas, décrire les situations de travail en amont aide à choisir les exercices et le niveau attendu.

Associez les parties prenantes qui connaissent le travail quotidien : responsables d’équipe, salariés concernés et, selon l’organisation, ressources humaines ou service informatique. Demandez-leur quelles feuilles de calcul sont utilisées, à quelle fréquence, par qui et avec quelles conséquences lorsqu’elles sont inexactes ou difficiles à exploiter.

Reliez chaque besoin à un résultat professionnel attendu. Par exemple : réduire les erreurs de saisie dans un suivi, rendre un tableau hebdomadaire lisible par plusieurs services, ou permettre à un salarié de mettre à jour un indicateur sans aide. Évitez de promettre un gain chiffré avant d’avoir établi une mesure de départ.

• Décrivez la tâche : quel fichier est utilisé, par quel poste et à quel moment ?
• Repérez la difficulté : erreur, doublon, délai, difficulté de lecture ou dépendance à un collègue.
• Précisez le résultat souhaité : fichier actualisé correctement, synthèse compréhensible ou mise à jour réalisée en autonomie.
• Classez les besoins selon leur fréquence, leurs conséquences et le nombre de personnes concernées.

Évaluer les compétences de l’équipe

Un diagnostic simple combine trois éléments : le profil de la personne, les tâches qu’elle effectue et son niveau observable sur chacune d’elles. Le niveau ne doit pas reposer seulement sur une autoévaluation. Un salarié peut se sentir à l’aise avec les formules simples tout en rencontrant des difficultés pour contrôler un tableau partagé ou expliquer une synthèse.

Pour établir une situation de départ, demandez aux participants de réaliser une courte tâche représentative sur un fichier d’exercice. Observez le résultat, les étapes suivies, les erreurs éventuelles et le degré d’aide nécessaire. Il ne s’agit pas d’un examen : le but est de choisir un contenu utile, pas de juger les salariés.

Modèle de diagnostic des besoins par poste et par tâche :

• Poste ou profil : gestionnaire de stock, assistant administratif, chargé de suivi commercial, responsable d’équipe, ou autre profil réel de l’entreprise.
• Tâche : saisir des données, contrôler les doublons, calculer un total, filtrer une liste, produire une synthèse, partager un fichier ou actualiser un tableau de suivi.
• Niveau observé : à découvrir, réalise avec aide, réalise seul, ou peut contrôler et expliquer la méthode à un collègue.
• Écart constaté : ce qui est difficile, lent, imprécis ou impossible à faire sans assistance.
• Priorité : fréquence de la tâche, importance pour l’activité et conséquence d’une erreur.
• Preuve de progrès : fichier correctement mis à jour, résultat contrôlé, consigne appliquée ou étape réalisée sans aide.
• Situation de départ : date du diagnostic, type d’exercice et observations utiles, sans conserver de données personnelles inutiles.

Définir des objectifs pédagogiques mesurables

Transformez chaque écart important en un objectif observable. « Mieux maîtriser Google Sheets » ne permet pas de vérifier l’acquisition. « À partir d’un tableau d’exercice, appliquer un filtre pour isoler les lignes répondant à une consigne, puis restituer le résultat attendu » décrit une action que le formateur et le responsable peuvent observer.

Établissez une mesure avant formation et une mesure après formation, sur des exercices comparables. Le critère peut être la réalisation correcte d’une tâche, le respect d’une procédure, la capacité à repérer une incohérence ou le fait d’effectuer la tâche sans aide. Choisissez un critère lié au travail, et précisez comment il sera observé.

Un objectif réaliste porte sur une compétence à la fois. Pour une équipe aux niveaux différents, prévoyez des objectifs communs et des tâches de difficulté variable. Les personnes qui découvrent l’outil peuvent travailler sur la saisie et la mise en forme d’un tableau simple ; les utilisateurs plus expérimentés peuvent s’exercer à analyser des données ou à construire un tableau croisé dynamique.

Le diagnostic et l’analyse des besoins constituent eux-mêmes un sujet de formation continue proposé par l’OFPPT. Une entreprise peut s’en inspirer pour structurer son recueil des besoins, ou demander un accompagnement adapté à sa situation.

• Avant : la personne reçoit un tableau-test et doit appliquer une consigne, expliquer les difficultés rencontrées et signaler les données incohérentes.
• Après : elle refait une tâche équivalente, avec les mêmes critères d’observation et un niveau d’aide consigné.
• Au poste de travail : le responsable vérifie ultérieurement si la personne applique la méthode dans un fichier de travail autorisé.
• Indicateurs possibles : tâche terminée, résultat exact, étapes de contrôle effectuées, autonomie observée ou consigne de partage respectée.

Organiser la pratique en situation de travail

Les exercices doivent ressembler aux tâches réellement confiées, sans exposer les fichiers de l’entreprise. Préparez des copies d’entraînement avec des données fictives ou anonymisées. Avant la session, retirez les noms, coordonnées, références de clients, données financières ou toute autre information qui n’est pas nécessaire à l’apprentissage. Vérifiez également qui peut accéder aux fichiers partagés et selon quelles règles internes.

Exemples d’exercices : saisir des lignes de commandes fictives, appliquer un filtre pour isoler une période, repérer une ligne en double, mettre en évidence une valeur qui nécessite un contrôle, puis produire une synthèse à partir d’un tableau d’exercice. Pour un groupe qui utilise déjà l’outil, les participants peuvent créer un tableau croisé dynamique à partir de données fictives ou suivre une procédure de mise à jour d’un fichier partagé.

FormaGroup propose notamment une formation Google Sheets avancé pour l’analyse et le suivi des données, de niveau intermédiaire, d’une durée indiquée de deux jours. Le programme met l’accent sur l’exploitation des données, les formules, les tableaux croisés dynamiques et les usages collaboratifs. Le choix du contenu doit rester cohérent avec les tâches et le niveau du groupe.

Prévoyez une pratique guidée, puis une mise en situation où les participants réalisent la tâche avec moins d’aide. Demandez-leur enfin d’expliquer comment ils contrôlent leur résultat. Cette dernière étape permet de vérifier non seulement qu’ils savent suivre une démonstration, mais aussi qu’ils comprennent le résultat attendu.

• Exercice administratif : mettre à jour une liste fictive et vérifier que les lignes attendues sont présentes.
• Exercice de suivi : filtrer des données fictives par période ou catégorie, puis présenter une synthèse courte.
• Exercice de contrôle : rechercher une incohérence ou un doublon et décrire la vérification effectuée.
• Exercice collaboratif : s’entraîner au partage et à la mise à jour d’un fichier de démonstration selon des consignes définies.

Mesurer l’application après la formation

La présence à une session ne suffit pas à établir que les compétences sont appliquées. Prévoyez un point de suivi après la formation, dans un délai convenu par l’entreprise, lorsque les salariés ont eu l’occasion d’effectuer leurs tâches habituelles. Le suivi peut prendre la forme d’une observation, d’un exercice court ou d’un échange entre le responsable et le participant.

Reprenez les objectifs définis au départ. Comparez les résultats de l’exercice initial et de l’exercice après formation, puis vérifiez l’application au poste. Si une compétence n’est pas utilisée dans le travail quotidien, l’absence de pratique ne signifie pas nécessairement que la formation a échoué : l’entreprise peut avoir besoin de modifier la répartition des tâches, les consignes ou les occasions d’utilisation.

Choisissez peu d’indicateurs, mais utiles. La qualité peut être observée à travers la conformité du fichier à une consigne ou la détection d’une incohérence. La progression peut se mesurer en comparant une tâche de départ et une tâche de fin. L’autonomie peut être observée en notant si la personne a besoin d’une aide, suit une procédure ou réalise la tâche seule.

Ne confondez pas indicateur de formation et résultat global de l’entreprise. Une évolution du délai de production d’un rapport peut dépendre de plusieurs facteurs. Pour interpréter un changement, notez les autres modifications intervenues dans le processus et évitez d’attribuer automatiquement tout résultat à la formation.

• Progression : différence entre les tâches réussies avant et après, à partir de critères identiques.
• Qualité : conformité aux consignes, contrôles réalisés et anomalies repérées dans le fichier d’exercice.
• Autonomie : niveau d’assistance nécessaire pour mettre à jour, vérifier ou présenter le tableau.
• Application : preuve que la méthode a été réutilisée dans une tâche autorisée après la formation.

Préparer le budget et le dossier de formation

Le budget dépend du format retenu, du nombre de participants, du contenu, du niveau de personnalisation et des contraintes d’organisation. Demandez un programme qui indique les prérequis, les compétences travaillées, les exercices prévus, les modalités d’évaluation et les éléments remis à l’issue de la formation. Vérifiez que le calendrier envisagé laisse aux salariés le temps de mettre en pratique les acquis.

Pour préparer un dossier, rassemblez le diagnostic, la liste des profils concernés, les objectifs mesurables, le programme retenu, les modalités de suivi et les pièces demandées par l’organisme ou le dispositif envisagé. Les démarches et conditions peuvent dépendre de la situation de l’entreprise et évoluer : il faut les confirmer directement auprès des organismes concernés avant de construire le budget ou d’engager les dépenses.

• Encadré — OFPPT, CSF et GIAC : l’OFPPT présente les Contrats spéciaux de formation (CSF) et des services liés à la formation continue. Le GIAC peut également être concerné dans le parcours de préparation des besoins en formation. L’éligibilité, les étapes
• Comparez les propositions en examinant le contenu, l’adaptation aux tâches, les conditions pratiques, l’évaluation et le suivi. Demandez à chaque organisme de préciser les éléments qui ne sont pas explicités dans son offre.
• Réservez du temps de pratique après la session. Sans accès à un environnement adapté, des fichiers d’exercice et un soutien du responsable, les acquis peuvent être difficiles à réutiliser.

Le parcours, étape par étape

1. 11. Décrire le besoin — Choisissez une difficulté de travail liée à Google Sheets et décrivez les postes, tâches, conséquences et résultats attendus.
2. 22. Observer les niveaux — Proposez une tâche courte sur un fichier d’exercice, puis consignez les réussites, les difficultés et le niveau d’aide requis.
3. 33. Fixer les objectifs — Formulez des actions vérifiables et définissez des critères de réussite avant la formation et après celle-ci.
4. 44. Choisir le programme et le format — Comparez les contenus et les modalités selon le niveau du groupe, ses tâches et les contraintes de l’entreprise.
5. 55. Préparer les exercices — Utilisez des données fictives ou anonymisées et vérifiez les règles d’accès et de partage applicables.
6. 66. Évaluer et suivre — Reprenez les mêmes critères après la formation, puis vérifiez l’application des acquis au poste.
7. 77. Vérifier les dispositifs de financement — Confirmez directement auprès de l’OFPPT et des organismes concernés les règles et pièces applicables aux CSF ou aux démarches liées aux GIAC.

Formations et programmes au Maroc

Compétences clés

Questions fréquentes

Sources

1. Google Sheets avancé pour l’analyse et le suivi des données — FormaGroup formagroup.ma
2. Technologie Google Sheets — FormaGroup formagroup.ma
3. Contrats spéciaux de formation (CSF) — OFPPT newweb.ofppt.ma
4. Ingénierie de la Formation Continue : Identification et Analyse des Besoins de Formation — OFPPT ofppt.ma
5. Formation intra-entreprise — OFPPT ofppt.ma